La note de frais reste l’un des postes les plus scrutés lors d’un contrôle URSSAF. Mal documentée, elle expose l’entreprise à une requalification en avantage en nature et à la perte du droit à déduction de la TVA. Voici les règles à connaître en 2026 pour rembourser vos salariés en toute conformité, sécuriser vos justificatifs et anticiper l’arrivée de la facturation électronique.
La note de frais en entreprise : de quoi parle-t-on ?
Une note de frais est le document par lequel un salarié déclare les dépenses qu’il a avancées dans le cadre de son activité professionnelle afin d’en obtenir le remboursement. L’employeur a l’obligation de rembourser les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise. En contrepartie il vérifie que chaque dépense est réelle, justifiée et proportionnée.
À retenir en 2026
- Une dépense n’est remboursable que si elle est professionnelle, justifiée et raisonnable.
- Le remboursement se fait au réel sur justificatifs ou au forfait dans les limites URSSAF.
- La TVA n’est récupérable que sous conditions et jamais sur les frais de transport de personnes.
- À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique impacte les dépenses au dessus de 150 € HT.
Quels frais sont remboursables ?
Sont concernés les frais engagés pour les besoins de l’activité. Les plus fréquents sont les suivants.
- Frais de repas lors d’un déplacement ou d’un rendez-vous professionnel.
- Frais de déplacement : train, avion, péage, parking, carburant.
- Frais d’hébergement lors d’un déplacement avec nuitée.
- Indemnités kilométriques en cas d’usage du véhicule personnel.
- Frais de télétravail et petits achats d’équipement professionnel.
Pour être admise, la dépense doit rester dans une logique professionnelle. Une facture de restaurant sans motif ni convive identifié, un montant disproportionné ou un frais personnel glissé dans la note sont autant de points de vigilance qui peuvent déclencher un redressement.
Quels justificatifs conserver ?
Le justificatif est la pièce maîtresse. Sans lui pas de remboursement exonéré ni de TVA récupérable. Chaque note doit porter la date, la nature de la dépense, le montant et le motif professionnel, accompagnés de la facture, du ticket ou du reçu.
Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, un justificatif numérisé a la même valeur probante que l’original papier à condition de respecter un protocole d’archivage fiable garantissant intégrité, lisibilité et horodatage. Vos salariés peuvent alors détruire les originaux après numérisation. Les pièces doivent être conservées au moins six ans au titre du contrôle fiscal et social.
Barème kilométrique et indemnités repas 2026
Quand le salarié n’apporte pas de justificatif du détail de ses frais, l’entreprise peut appliquer les barèmes forfaitaires publiés par l’administration et par l’URSSAF. Ces montants sont donnés à titre indicatif pour 2026 et sont réévalués chaque année.
Le barème kilométrique
Le barème kilométrique 2026 intègre la puissance fiscale du véhicule, la distance annuelle parcourue ainsi que l’amortissement, l’assurance et l’entretien. À titre d’exemple, pour un véhicule de 5 CV et jusqu’à 5 000 km, l’indemnité tourne autour de 0,60 € par kilomètre. Une majoration s’applique aux véhicules électriques. Le calcul exact dépend de votre situation et un expert-comptable pourra le vérifier pour un cas précis.
Le tableau des principaux plafonds
| Type de frais | Justificatif attendu | Plafond indicatif 2026 |
|---|---|---|
| Repas au restaurant (déplacement) | Facture ou note | environ 21 € par repas |
| Repas hors locaux sans restaurant | Justificatif de la dépense | environ 10 € par repas |
| Repas sur le lieu de travail | Justificatif de la dépense | environ 7,50 € par repas |
| Indemnité kilométrique 5 CV | Relevé de trajets | environ 0,60 € par km |
Au dessus de ces plafonds, la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette des cotisations sauf si l’entreprise prouve le caractère professionnel réel de la dépense.
Remboursement au forfait ou au réel ?
L’employeur dispose de deux méthodes pour rembourser une note de frais. Le choix se formalise idéalement dans la politique interne afin d’harmoniser les pratiques entre les équipes.
- Le remboursement au réel couvre le montant exact avancé par le salarié, sur présentation des justificatifs. Il convient aux dépenses variables ou élevées comme un hébergement ou un billet de train.
- Le remboursement au forfait applique une allocation fixe dans les limites des barèmes URSSAF, sans justifier chaque euro dépensé. Il simplifie la gestion des frais récurrents comme les repas ou les indemnités kilométriques.
Dans les deux cas l’exonération de cotisations n’est acquise que si la dépense reste professionnelle et proportionnée. Une allocation forfaitaire versée au delà du plafond ou sans réalité de la dépense est réintégrée dans l’assiette sociale.
Comment récupérer la TVA sur une note de frais ?
La TVA n’est pas toujours récupérable. La déductibilité dépend de la nature de la dépense, de la qualité du justificatif et de l’identité figurant sur la facture. Retenez ces principes.
- Repas et réception : TVA récupérable si la facture est au nom de l’entreprise ou identifie le professionnel.
- Hébergement du salarié : TVA non récupérable, sauf cas particuliers de logement de tiers.
- Carburant : récupération partielle ou totale selon le type de véhicule et de carburant.
- Transport de personnes (train, avion, taxi) : aucune TVA récupérable.
Un simple ticket de caisse peut suffire pour de petits montants. Au delà, seule une facture conforme mentionnant la TVA ouvre le droit à déduction.
Quels délais respecter pour le remboursement ?
Aucun délai légal n’encadre strictement la transmission ni le remboursement. La pratique impose toutefois un cadre raisonnable.
- Le salarié transmet idéalement sa note dans le mois qui suit la dépense et avant la clôture du trimestre.
- L’employeur rembourse généralement sous 30 jours, avec la paie ou par virement dédié.
Fixer ces délais dans une politique interne écrite évite les déclarations tardives en fin d’exercice, sources de complexité sur la TVA.
Facturation électronique 2026 : ce qui change
C’est la grande nouveauté de l’année. À compter du 1er septembre 2026, lorsqu’une dépense professionnelle exige une facture pour récupérer la TVA et dépasse 150 € HT, cette facture devra être électronique et transiter par une plateforme agréée, établie au nom de l’entreprise.
Concrètement le salarié agit comme tiers payeur pour le compte de la société. Il doit fournir au fournisseur le numéro Siren et l’adresse de facturation électronique de l’entreprise. En dessous de 150 € HT, le régime de l’e-reporting reste applicable et le ticket ou la facture papier suffit pour la TVA.
Deux points de vigilance méritent votre attention. Le premier est le risque de double paiement : rembourser le salarié tout en réglant la facture reçue par la plateforme. Le second est la nécessité d’un circuit de validation systématique, car une facture reçue et non rejetée est réputée acceptée.
La dématérialisation des notes de frais
Digitaliser le processus fait gagner du temps et fiabilise les dossiers. Un logiciel de gestion permet la saisie au fil de l’eau, la lecture automatique des justificatifs, le contrôle des plafonds et l’archivage à valeur probante. Cette organisation prépare aussi l’entreprise au double circuit imposé par la facture électronique.
Votre checklist avant de valider une note de frais
- La dépense est-elle professionnelle et justifiée par un motif clair ?
- Le justificatif est-il joint, lisible et daté ?
- Le montant respecte-t-il le plafond URSSAF applicable ?
- La TVA est-elle réellement récupérable pour ce type de frais ?
- La facture est-elle au nom de l’entreprise au dessus de 150 € HT ?
- Le remboursement intervient-il dans le délai prévu par votre politique interne ?
Ces règles évoluent chaque année et les montants cités valent pour 2026 à titre indicatif. Pour sécuriser un cas particulier, notamment la déductibilité de la TVA ou l’application du barème kilométrique, rapprochez-vous de votre expert-comptable qui adaptera la marche à suivre à votre situation.
